磋商公告发布后，留给供应商准备响应文件的时间往往只有十天半月。很多企业第一次参加竞争性磋商，把响应文件当成投标文件来做，格式对不上、内容有缺项，磋商还没开始就落后一拍。这篇文章把响应文件的构成和编制要点整理成一份清单，照着准备不慌张。
响应文件的四大组成部分
第一部分：资格证明材料。包括营业执照、符合政策要求的资质证明、法人授权书、磋商保证金交纳凭证等。资格材料是门槛，缺一项直接失去磋商资格，宁可多备不可遗漏。所有证书检查有效期，扫描件要清晰完整。
第二部分：商务响应文件。核心是商务响应偏离表——把磋商文件里的商务要求（合同期限、付款方式、服务地点、质保要求等）逐条列出来，对照自己的实际情况标注”完全响应”或具体偏离说明。偏离表必须逐条填全，空着不填会被认定为未实质响应。
第三部分：技术响应文件。同样有一张技术偏离表，对照磋商文件的技术要求逐条回应。这里有个分寸要把握好：正偏离（优于要求）可以适当体现，是你的加分点；负偏离（达不到要求）要慎重，关键指标的负偏离可能导致无效响应。技术方案部分要围绕磋商文件里的采购需求写，同时留出弹性——磋商过程中方案大概率要按评审小组的意见调整。
第四部分：首次报价。磋商的首次报价只是起点，最终报价在磋商结束后才确定。所以首次报价可以留有一定的调整空间，但也不能离谱——离谱的首次报价可能影响评审小组对你专业度的判断。
编制中的四个细节提醒
一是严格按磋商文件的格式要求编排，格式要求不比公开招标宽松。二是磋商保证金别忘交，交纳方式和金额按磋商公告执行。三是装订和密封按文件要求来，该几份就是几份。四是编制完成后做一次完整自查：资格材料齐不齐、偏离表有没有空项、报价表数字对不对、该签章的位置盖没盖全。
常见问题
Q：偏离表怎么填才不出错？
拿磋商文件的商务和技术要求原文，一条一行列出来，每条如实标注响应情况。能做到的写”完全响应”并简要说明怎么做到；优于要求的写”正偏离”并说明优势；达不到的如实标注，不要硬写”完全响应”——虚假响应被发现的后果比负偏离严重得多。
Q：响应文件什么时候提交合适？
在截止时间前完成递交，建议至少提前一到两天。留出应对意外的缓冲时间：平台临时故障、材料发现缺页、签章发现问题，都需要时间处理。踩着截止时间递交，等于把命运交给运气。
